a) Organisasjonskart for Byggfasade AS
Den helhetlige organisasjonsstrukturen kan formes etter ulike prinsipper. Bedriften kan velge en rendyrket struktur, eller en sammensetning av forskjellige former. De organisasjonsformene som er mest vanlige er linjeorganisasjon og linje-stabsorganisasjon. 
Bedriften Byggfasade AS er organisert som en linje-stabsorganisasjon. Denne organiseringsplanen skiller mellom personer som er i linje, de som gir ordre som her er daglig leder Kaja, og staben, spesialister uten myndighet til å gi ordre. Staben gir råd og service til avdelingene, og har som oppgave å gi råd og avlaste toppledelsen. I Byggfasade AS er staben avdelingen som tar seg av økonomi-, regnskaps- og personalfunksjonen. Fordelen med en slik organisering er at den gir muligheter til å utvikle spesialkompetanse, linjelederne kan spesialisere seg innenfor sin funksjon, og staben avlaster toppledelsen ved å gi råd. Ulempene ved en linje-stabsorganisasjon er at det kan oppstå konflikter mellom linje og stab, stabfunksjonen kan få for mye makt, og staben har heller ingen myndighet i organisasjonen.
Når det gjelder arbeidsdeling, driver Byggfasade AS med funksjonsbasert arbeidsdeling. Ved en slik deling samler man oppgaver som hører sammen i egne avdelinger, noe som fører til spesialisering. Medarbeiderne utfører da oppgavene bedre og mer effektivt enn om de hadde hatt ansvar for mange ulike oppgaver. Dette resulterer i at bedriften får en gevinst, fordi arbeidet blir gjort raskere og med mindre innsats. Dette er en veldig god løsning for bedrifter som kun har ett produkt, eller som har et lite spekter av produkter. Funksjonsbasert arbeidsdeling passer det godt for Byggfasade AS, fordi hovedtyngden av oppdragene deres er fasadearbeid på nybygg utført for en fast kundekrets. Funksjonsstrukturen deres ser dermed slik ut:
Anleggsavdelingen er en stor del stasjonert ute på anleggsplassene, og økonomiavdelingen tar seg av økonomi og regnskap. Personalfunksjonen er ansvarlige for å utvikle personalet og rekruttere arbeidere til de ulike anleggene rundt om i landet, og prosjektavdelingen har ansvar for prosjektering og beregning av alle oppdrag.
Det er en rekke sentrale oppgaver som må ivaretas dersom en bedrift skal fungere. Vi skiller mellom planlegging, organisering, gjennomføring og kontrollering. Alle disse trinnene må bedriften gjennom, og det er bedriftens leder som er ansvarlig for at dette blir gjennomført. Det finnes flere ulike ledere i en bedrift, og det er vanlig å skille mellom mellom toppledelse, mellomledere og operative ledere.
Toppledelsen har ansvaret for målene og strategiene til Byggfasade AS, og de representerer bedriften utav. Noen av disse oppgavene kan utøves uten å forholde seg til personer på et lavere nivå i bedriften. Men toppledelsen er også aktiv når det gjelder bedriftens indre liv. Det gjelder kompetanse og organisasjonsutvikling fordi det er snakk om hvordan Byggfasade AS skal fungere som en helhet. Kaja er daglig leder i Byggfasade AS, og utgjør her/dermed toppledelsen. Mellomlederne, eller avdelingslederne, i Byggfasade AS er de to personene som er ledere for Anlegg og Prosjektering. Disse skal sikre at bedriften har de nødvendige ressursene i rett menge, til rett tid og på rett sted. Avdelingslederne står sentralt i den styringskulturen som utvikler seg i bedriften. De operative lederne er de som styrer den daglige driften, både ved hoved- og støtteaktivitetene. I Byggfasade AS sin situasjon har de operative lederne direkte kontakt med kundene, siden det er en handelsbedrift. Dette er de 10 arbeidslederne som arbeider i anleggsavdelingen.
b)
En viktig lederoppgave er både å informere de ansatte og kommunisere med dem. Når vi snakker om kommunikasjon tenker vi ikke bare på at lederen selv er god til å kommunisere, men også på hvordan lederen organiserer virksomheten slik at kommunikasjonen ska flyte både vertikalt og horisontalt i bedriften. Når lederen informerer går informasjonen en vei, fra lederen og til de ansatte. Når den kommuniserer, går informasjonen begge veier. Informasjon og kommunikasjon er svært viktig i mange ulike sammenhenger, for eksempel når det gjelder hvordan de ansatte skal utføre arbeidet eller hva og når de skal utføre ulike arbeidsoppgaver. God kommunikasjon regnes som et kjennetegn på en vellykket bedrift. Men, på mange arbeidsplasser opplever de ansatte at deres meninger ikke blir hørt, og at deres behov og ønsker ikke blir tatt hensyn til av ledelsen. Dette fører til en utilfredsstillende arbeidssituasjon, der de ansatte ikke trives sammen med lederen sin. Lederen, på sin side, kan føle seg misforstått eller manglende kommunikasjon fører til at han eller hun rett og slett ikke får greie på at noe er galt.
Daglig leder i Byggfasade AS, Kaja, er blitt oppmerksom på at det har oppstått problemer i bedriften. Beskjeder blir misforstått, eller de når ikke fram til de som skal ha dem. Dette har resultert i at viktige oppgaver ikke blir gjort, eller de blir utført på feil måte. Hun har også lagt merke til at lederen i anleggsavdelingen sliter med å få de ansatte til å vise noen spesiell innsatsvilje, og det er også mange som slutter etter en kort periode i denne avdelingen.
En av årsakene til dette problemet kan være at det er for mange ledd i organisasjonen, som gjør at kommunikasjonen blir dårligere og beskjedene har vanskeligere for å nå fra. Dårlig kommunikasjon tyder i første rekke på dårlig toppledelse, da det er den daglige lederen som har som oppgave å få bedriften til å fungere helhetlig. Det er tydelig at lederen for anleggsavdelingen har noen problemer når det gjelder utførelsen av sitt arbeid, da han sliter med å få de ansatte til å vise innsats. Det er viktig å iverksette tiltak, og finne ut hvordan bedriften kan løse dette problemet. Anleggslederen kan henvende seg til Kaja, så kan de sammen utarbeide en løsning på problemene. Kanskje det er for lite variasjon i arbeidet i anleggsavdelingen, som gjør at de ansatte blir lei og lite motiverte til å arbeide og vise ekstra innsats? Da kan det være på tide å utvikle mønstrene litt, for å øke motivasjonen hos medarbeiderne. Motivasjon kan defineres som drivkrefter som får mennesker til å handle. Når man blir motivert, føler man at man får et dytt i ryggen, slik at en får lyst til å gjøre noe. Motivering vil si å få noen til handle på en bestemt måte, altså gi andre motivasjon. Mange bedrifter er veldig opptatte av hvordan de kan motivere de ansatte slik at de gjør en bedre jobb. Motiverte ansatte er en svært viktig ressurs for bedriften. Den positive holdningen smitter også over på kollegene, og hele arbeidsmiljøet blir bedre, noe også kundene merker. Det er flere ulike tiltak en bedrift kan sette igang når det gjelder motiveringsarbeid. Eksempler på dette er målstyring, jobbrotasjon, jobbutvidelse, jobb-berikelse, selvstyrte arbeidsgrupper, kvalitetssirkler, og avansements- og belønningssystemer. En mulighet kan være å tilrettelegge arbeidet litt mer hos den enkelte personen. Dersom arbeidet er motiverende og de ansatte kan identifisere seg med arbeidsoppgavene sine, vil de fleste planlegge og kontrollere arbeidet sitt. Gode vilkår på arbeidsplassen gjør at de ansatte også oppsøker ansvar. Det er viktig at de får mulighet til å bidra med alt det de kan.
En annen årsak til den manglende innsatsviljen i anleggsavdelingen og til at mange slutter etter kort tid, kan også være at lederen i avdelingen har en lederstil som ikke faller i smak hos arbeiderne. Kanskje er han for dominerende og dirigerende og tar alle beslutninger selv uten å inkludere sine medarbeidere, noe som kan føre til mistrivsel. Bedriften kan også iverksette tiltak som forbedrer arbeidsmiljøet, og den kan eventuelt investere i å kurse de ansatte. På denne måten vil de få bedre kunskap om det de arbeider med, og kanskje dermed få større glede av arbeidet sitt. Trivsel på arbeidsplassen er svært viktig, og mistrivsel resulterer ofte i dårligere effektivitet og kvalitet.
c)
Den atferden en leder har ovenfor medarbeiderne sine, kalles for lederstil. Valg av lederstil henger sammen med situasjonen og de oppgavene som skal gjennomføres i bedriften. En diktator er en
autoritær leder, som tar de fleste beslutninger på egen hånd. Slike ledere kan fungere godt i kriser der man trenger raske avgjørelser. Det som kjennetegner en autoritær leder, er at han eller hun er dominerende og dirigerende. Dette kan resultere i lavere motivasjon hos de ansatte, som fort blir utilfredse og yter mindre. En demokrat er en demokratisk leder, som motiverer medarbeiderne og gir de frihet under ansvar. Medarbeiderne blir stimulert til selvstendighet, virkelyst og ansvarsfølelse. Demokratiske ledere egner seg godt med motiverte arbeidere og der det er behov for kreative problemløsere. Til tross for at én type lederatferd kan ha fordeler i visse situasjoner, er det vanskelig å si noe generelt om hvilken lederstil en bedrift bør velge. Slike valg avhenger i stor grad av den enkelte situasjonen, og det er selvfølgelig også mulig å blande disse lederstilene litt.
En leder bør være i forkant og ha oversikt, slik at det raskt kan stilles en diagnose og iverksettes tiltak sånn at lederen får kontroll over situasjonen. Det er viktig at daglig leder tar tak i problemene som har oppstått i bedriften, og gjerne så raskt som mulig slik at ikke situasjonen forverres. Når det gjelder valg av lederstil for å problemene, er la-skure-lederen lite nyttig i denne situasjonen. Denne lederstilen har en tendens til ikke å gjøre noe, og heller satse på at ting ordner seg av seg selv, noe som her kan føre til at problemene bare blir verre. Det vil heller ikke lønne seg å være altfor diktatorisk, da dette kan øke frustrasjonen hos de ansatte og dermed øke problemene. På samme måte vil det nok heller ikke være lurt å være for demokratisk, da dette er en lederstil som ikke er spesielt autoritær, noe som trengs når man skal løse problemer. Det er også problemer med motivasjon hos de ansatte, og denne lederstilen egner seg best med motiverte medarbeidere. Jeg tror en blanding av en diktatorisk og en demokratisk lederstil vil være det beste i denne situasjonen, Kanskje med litt mer tyngde på den autoritære delen nå i begynnelsen, slik at daglig leder får situasjonen under kontroll så fort som mulig. Dette kan man også kalle for en "mild diktator". Etter hvert kan Kaja heller gå over til en mer demokratisk lederstil, og gi de ansatte mer frihet og ansvar som igjen vil øke motivasjon og trivsel.
Kilder:
Dale, Lyngstad og Løvaas, Økonomi og ledelse (Dalefag) 2008
Egne notater
Bedriften Byggfasade AS er organisert som en linje-stabsorganisasjon. Denne organiseringsplanen skiller mellom personer som er i linje, de som gir ordre som her er daglig leder Kaja, og staben, spesialister uten myndighet til å gi ordre. Staben gir råd og service til avdelingene, og har som oppgave å gi råd og avlaste toppledelsen. I Byggfasade AS er staben avdelingen som tar seg av økonomi-, regnskaps- og personalfunksjonen. Fordelen med en slik organisering er at den gir muligheter til å utvikle spesialkompetanse, linjelederne kan spesialisere seg innenfor sin funksjon, og staben avlaster toppledelsen ved å gi råd. Ulempene ved en linje-stabsorganisasjon er at det kan oppstå konflikter mellom linje og stab, stabfunksjonen kan få for mye makt, og staben har heller ingen myndighet i organisasjonen.Når det gjelder arbeidsdeling, driver Byggfasade AS med funksjonsbasert arbeidsdeling. Ved en slik deling samler man oppgaver som hører sammen i egne avdelinger, noe som fører til spesialisering. Medarbeiderne utfører da oppgavene bedre og mer effektivt enn om de hadde hatt ansvar for mange ulike oppgaver. Dette resulterer i at bedriften får en gevinst, fordi arbeidet blir gjort raskere og med mindre innsats. Dette er en veldig god løsning for bedrifter som kun har ett produkt, eller som har et lite spekter av produkter. Funksjonsbasert arbeidsdeling passer det godt for Byggfasade AS, fordi hovedtyngden av oppdragene deres er fasadearbeid på nybygg utført for en fast kundekrets. Funksjonsstrukturen deres ser dermed slik ut:
Anleggsavdelingen er en stor del stasjonert ute på anleggsplassene, og økonomiavdelingen tar seg av økonomi og regnskap. Personalfunksjonen er ansvarlige for å utvikle personalet og rekruttere arbeidere til de ulike anleggene rundt om i landet, og prosjektavdelingen har ansvar for prosjektering og beregning av alle oppdrag.Det er en rekke sentrale oppgaver som må ivaretas dersom en bedrift skal fungere. Vi skiller mellom planlegging, organisering, gjennomføring og kontrollering. Alle disse trinnene må bedriften gjennom, og det er bedriftens leder som er ansvarlig for at dette blir gjennomført. Det finnes flere ulike ledere i en bedrift, og det er vanlig å skille mellom mellom toppledelse, mellomledere og operative ledere.
Toppledelsen har ansvaret for målene og strategiene til Byggfasade AS, og de representerer bedriften utav. Noen av disse oppgavene kan utøves uten å forholde seg til personer på et lavere nivå i bedriften. Men toppledelsen er også aktiv når det gjelder bedriftens indre liv. Det gjelder kompetanse og organisasjonsutvikling fordi det er snakk om hvordan Byggfasade AS skal fungere som en helhet. Kaja er daglig leder i Byggfasade AS, og utgjør her/dermed toppledelsen. Mellomlederne, eller avdelingslederne, i Byggfasade AS er de to personene som er ledere for Anlegg og Prosjektering. Disse skal sikre at bedriften har de nødvendige ressursene i rett menge, til rett tid og på rett sted. Avdelingslederne står sentralt i den styringskulturen som utvikler seg i bedriften. De operative lederne er de som styrer den daglige driften, både ved hoved- og støtteaktivitetene. I Byggfasade AS sin situasjon har de operative lederne direkte kontakt med kundene, siden det er en handelsbedrift. Dette er de 10 arbeidslederne som arbeider i anleggsavdelingen.
b)
En viktig lederoppgave er både å informere de ansatte og kommunisere med dem. Når vi snakker om kommunikasjon tenker vi ikke bare på at lederen selv er god til å kommunisere, men også på hvordan lederen organiserer virksomheten slik at kommunikasjonen ska flyte både vertikalt og horisontalt i bedriften. Når lederen informerer går informasjonen en vei, fra lederen og til de ansatte. Når den kommuniserer, går informasjonen begge veier. Informasjon og kommunikasjon er svært viktig i mange ulike sammenhenger, for eksempel når det gjelder hvordan de ansatte skal utføre arbeidet eller hva og når de skal utføre ulike arbeidsoppgaver. God kommunikasjon regnes som et kjennetegn på en vellykket bedrift. Men, på mange arbeidsplasser opplever de ansatte at deres meninger ikke blir hørt, og at deres behov og ønsker ikke blir tatt hensyn til av ledelsen. Dette fører til en utilfredsstillende arbeidssituasjon, der de ansatte ikke trives sammen med lederen sin. Lederen, på sin side, kan føle seg misforstått eller manglende kommunikasjon fører til at han eller hun rett og slett ikke får greie på at noe er galt.
Daglig leder i Byggfasade AS, Kaja, er blitt oppmerksom på at det har oppstått problemer i bedriften. Beskjeder blir misforstått, eller de når ikke fram til de som skal ha dem. Dette har resultert i at viktige oppgaver ikke blir gjort, eller de blir utført på feil måte. Hun har også lagt merke til at lederen i anleggsavdelingen sliter med å få de ansatte til å vise noen spesiell innsatsvilje, og det er også mange som slutter etter en kort periode i denne avdelingen.
En av årsakene til dette problemet kan være at det er for mange ledd i organisasjonen, som gjør at kommunikasjonen blir dårligere og beskjedene har vanskeligere for å nå fra. Dårlig kommunikasjon tyder i første rekke på dårlig toppledelse, da det er den daglige lederen som har som oppgave å få bedriften til å fungere helhetlig. Det er tydelig at lederen for anleggsavdelingen har noen problemer når det gjelder utførelsen av sitt arbeid, da han sliter med å få de ansatte til å vise innsats. Det er viktig å iverksette tiltak, og finne ut hvordan bedriften kan løse dette problemet. Anleggslederen kan henvende seg til Kaja, så kan de sammen utarbeide en løsning på problemene. Kanskje det er for lite variasjon i arbeidet i anleggsavdelingen, som gjør at de ansatte blir lei og lite motiverte til å arbeide og vise ekstra innsats? Da kan det være på tide å utvikle mønstrene litt, for å øke motivasjonen hos medarbeiderne. Motivasjon kan defineres som drivkrefter som får mennesker til å handle. Når man blir motivert, føler man at man får et dytt i ryggen, slik at en får lyst til å gjøre noe. Motivering vil si å få noen til handle på en bestemt måte, altså gi andre motivasjon. Mange bedrifter er veldig opptatte av hvordan de kan motivere de ansatte slik at de gjør en bedre jobb. Motiverte ansatte er en svært viktig ressurs for bedriften. Den positive holdningen smitter også over på kollegene, og hele arbeidsmiljøet blir bedre, noe også kundene merker. Det er flere ulike tiltak en bedrift kan sette igang når det gjelder motiveringsarbeid. Eksempler på dette er målstyring, jobbrotasjon, jobbutvidelse, jobb-berikelse, selvstyrte arbeidsgrupper, kvalitetssirkler, og avansements- og belønningssystemer. En mulighet kan være å tilrettelegge arbeidet litt mer hos den enkelte personen. Dersom arbeidet er motiverende og de ansatte kan identifisere seg med arbeidsoppgavene sine, vil de fleste planlegge og kontrollere arbeidet sitt. Gode vilkår på arbeidsplassen gjør at de ansatte også oppsøker ansvar. Det er viktig at de får mulighet til å bidra med alt det de kan.
En annen årsak til den manglende innsatsviljen i anleggsavdelingen og til at mange slutter etter kort tid, kan også være at lederen i avdelingen har en lederstil som ikke faller i smak hos arbeiderne. Kanskje er han for dominerende og dirigerende og tar alle beslutninger selv uten å inkludere sine medarbeidere, noe som kan føre til mistrivsel. Bedriften kan også iverksette tiltak som forbedrer arbeidsmiljøet, og den kan eventuelt investere i å kurse de ansatte. På denne måten vil de få bedre kunskap om det de arbeider med, og kanskje dermed få større glede av arbeidet sitt. Trivsel på arbeidsplassen er svært viktig, og mistrivsel resulterer ofte i dårligere effektivitet og kvalitet.
c)
Den atferden en leder har ovenfor medarbeiderne sine, kalles for lederstil. Valg av lederstil henger sammen med situasjonen og de oppgavene som skal gjennomføres i bedriften. En diktator er en
autoritær leder, som tar de fleste beslutninger på egen hånd. Slike ledere kan fungere godt i kriser der man trenger raske avgjørelser. Det som kjennetegner en autoritær leder, er at han eller hun er dominerende og dirigerende. Dette kan resultere i lavere motivasjon hos de ansatte, som fort blir utilfredse og yter mindre. En demokrat er en demokratisk leder, som motiverer medarbeiderne og gir de frihet under ansvar. Medarbeiderne blir stimulert til selvstendighet, virkelyst og ansvarsfølelse. Demokratiske ledere egner seg godt med motiverte arbeidere og der det er behov for kreative problemløsere. Til tross for at én type lederatferd kan ha fordeler i visse situasjoner, er det vanskelig å si noe generelt om hvilken lederstil en bedrift bør velge. Slike valg avhenger i stor grad av den enkelte situasjonen, og det er selvfølgelig også mulig å blande disse lederstilene litt.En leder bør være i forkant og ha oversikt, slik at det raskt kan stilles en diagnose og iverksettes tiltak sånn at lederen får kontroll over situasjonen. Det er viktig at daglig leder tar tak i problemene som har oppstått i bedriften, og gjerne så raskt som mulig slik at ikke situasjonen forverres. Når det gjelder valg av lederstil for å problemene, er la-skure-lederen lite nyttig i denne situasjonen. Denne lederstilen har en tendens til ikke å gjøre noe, og heller satse på at ting ordner seg av seg selv, noe som her kan føre til at problemene bare blir verre. Det vil heller ikke lønne seg å være altfor diktatorisk, da dette kan øke frustrasjonen hos de ansatte og dermed øke problemene. På samme måte vil det nok heller ikke være lurt å være for demokratisk, da dette er en lederstil som ikke er spesielt autoritær, noe som trengs når man skal løse problemer. Det er også problemer med motivasjon hos de ansatte, og denne lederstilen egner seg best med motiverte medarbeidere. Jeg tror en blanding av en diktatorisk og en demokratisk lederstil vil være det beste i denne situasjonen, Kanskje med litt mer tyngde på den autoritære delen nå i begynnelsen, slik at daglig leder får situasjonen under kontroll så fort som mulig. Dette kan man også kalle for en "mild diktator". Etter hvert kan Kaja heller gå over til en mer demokratisk lederstil, og gi de ansatte mer frihet og ansvar som igjen vil øke motivasjon og trivsel.
Kilder:
Dale, Lyngstad og Løvaas, Økonomi og ledelse (Dalefag) 2008
Egne notater
